幼稚園・保育園が保護者に一斉連絡お知らせ配信する方法とは？連絡内容も紹介

幼稚園・保育園の先生の中には、保護者への一斉連絡に困っていませんか？一斉連絡は専用ツールを利用することで、業務効率を向上することが可能です。

今回は、幼稚園・保育園におすすめのお知らせ配信方法についてご紹介します。後半では、おすすめのツールもピックアップしています。

一斉連絡お知らせ配信するメリット

幼稚園・保育園では、一斉連絡お知らせ配信を利用すると大変便利です。その理由は、4つのメリットがあるからです。

• プライバシーを守れる
• ファイルやデータを添付できる
• 便利な機能がある
• いつでも閲覧できる

上記のメリットを理解すれば、一斉連絡お知らせ配信の導入を前向きに検討できるようになるでしょう。

プライバシーを守れる

専用ツールを利用すれば、プライバシーを守ることができます。WEBサイトのように全世界に公開することはないので、保護者にとっても安心です。

ファイルやデータを添付できる

保護者に共有したい画像やPDFなどのファイルやデータを添付できます。紙に印刷したり、各家庭に配ったりする必要はないため、業務効率も向上するでしょう。

便利な機能がある

専用ツールによっては、業務に役立つ配信する便利な機能が備わっています。例えば保護者のグループ分けができたり、配信時間を予約できるシステムもあったりします。

いつでも閲覧できる

専用ツールから情報共有することで、いつでも閲覧できるといったメリットがあります。プリントなら紛失する可能性がありますが、ツールならスマホに保存されている限りいつでも閲覧が可能です。

連絡すべき内容

お知らせ配信では、ブログやSNSでは伝えられない情報を伝えられます。具体的には、以下の通りです。

• リアルタイムの子供の情報
• 保護者以外に見せたくない活動の様子
• 行事の連絡
• 面談の連絡
• 献立や保健だより
• 地域の安全情報
• 感染症情報

例えば、行事の連絡については当日の持ち物を共有したり、中止や延期、変更などをリアルタイムで伝えられます。特にリアルタイムの情報については、SNSで発信すると関係の無い他人が子供の現在の居場所情報をキャッチしてしまう恐れがあるでしょう。お知らせ配信なら限られた人だけに情報を公開できます。

また水着姿や下着姿があるなど、保護者以外に見せたくない活動の様子についても安心して配信できます。

一斉連絡お知らせ配信で注意すること

一斉連絡お知らせ配信を行う際は、2つの点に注意しましょう。

• 配信内容はダブルチェックする
• 誤送信しないための運用ルールを作る

ここからは、それぞれの注意点について解説します。

配信内容はダブルチェックする

配信する内容は、送信前に必ずダブルチェックしましょう。一見問題ないように見えても、日時を間違えていることもあります。また、「文章に失礼がないか」といった確認も大切です。

誤送信しないための運用ルールを作る

誤送信が起こらないよう、運用ルールを作りましょう。例えば、送信前に「送信先を確認する」「配信内容を確認する」など、チェック項目を設けておくと安心です。

一斉連絡お知らせ配信する方法

一斉連絡お知らせ配信を行う方法は、主に4つあります。

• 保育支援システム／ICTシステム
• LINEグループ
• ショートメッセージサービス（SMS）
• メール
• SNS

それぞれ特徴があり、中には注意点が必要なものもありますので、1つずつ紹介していきます。

1.保育支援システム／ICTシステム

保育支援システムまたはICTシステムとは、幼稚園・保育園に必要な業務をサポートしてくれるシステムのことです。一斉連絡やお知らせ配信はもちろん、勤怠管理や登降園まで管理できます。

ツールごとに機能が異なるため、目的に合わせて選ぶことがポイントです。

コドモン

コドモンは株式会社コドモンが提供しているICTサービスです。「導入実績No.1」の実績を持ち、多くの幼稚園・保育園で利用されています。

コドモンの特徴は、必要な機能だけをカスタマイズできることです。お知らせ一斉配信に加えて、「連絡帳」「アンケート」「写真共有・販売」などといったさまざまな機能が用意されています。多いだけでは使いにくいですが、必要最低限だけ導入できるため、各園の業務体系に合わせたシンプルなシステムを構築できます。

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WEL-KIDS（ウェルキッズ）

ウェルキッズは株式会社ウェルキッズが開発したICTシステムです。オンライン説明も実施しているため、システムの扱いに不慣れな方でも安心して導入いただけます。

ウェルキッズの特徴は、多様な保育料金の計算に対応していること。園によって月額制や日額制などがありますが、こうした多彩なオプション料金もスムーズに請求できます。

さらに延長料金についても、ボタン1つで蓄積したデータから計算することが可能です。

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2.LINEグループ

LINEからグループを作成して一斉連絡することも可能です。LINEであれば先生や保護者が使い慣れていて、既読数も確認できるのでスムーズでしょう。

LINEグループは使いやすい一方で、注意点が2つあります。

• LINE自体に抵抗のある保護者もいる
• 手軽な分トラブルにも発展しやすい

保護者の中にはLINE自体に抵抗のある方もいるため、注意が必要です。LINEはプライベートなやり取りも行われるため、人によっては教えたくないと感じる方もいます。

また手軽に利用できる反面、リスクが多いこともあります。例えば、プライベートでの送信先と間違えて誤送信してしまったり、グループ内でママ友間でのトラブルに発展したりする場合があります。

こうしたリスクを考慮すると、専用ツールを使う方が安心です。

3.ショートメッセージサービス（SMS）

SMSは相手の電話番号だけで送信できる機能です。SMSなら機能確認ができて便利ですが、手動で送信すると個別に送信する手間がかかります。

そこで幼稚園・保育園でSMSを利用するなら、SMS一斉配信サービスが便利です。以下では、おすすめのSMS一斉配信サービスをご紹介します。

fonfunSMS（フォンファンエスエムエス）

fonfunSMSは、株式会社FunFusionが提供しているサービスです。一般企業向けに展開されていますが、幼稚園・保育園での連絡にも十分ご活用いただけます。

fonfunSMSでは、SMSでは伝えきれないメッセージをWEBページから伝えることができます。操作法は簡単で、管理画面に必要な情報を入力するだけでWEBページを作成できます。

さらに宛先ごとに名前を変更することもできるため、個別連絡も可能です。

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SMSLINK（エスエムエスリンク）

SMSLINKは株式会社ネクスウェイが展開するSMS配信サービスです。規模や業種を問わず1,000社以上で利用されており、幼稚園・保育園の連絡にも問題なくご利用いただけます。

SMSLINKを活用すれば、ファイルアップロードによって写真共有が簡単になります。SMSLINK上に共有したい画像をアップロードすることで、自動で共有用URLを発行できるのです。そのため、ファイル共有ツールなどその他のツールを使用する手間がかかりません。

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4.メール

保護者への一斉連絡は、メールから行うことも可能です。ただし、メールを利用する際は2つの注意があります。

• 他のメールに埋もれる可能性がある
• 既読確認ができない

他のメールに埋もれてしまい、保護者が確認できない場合があるでしょう。また通常のメールなら既読確認ができないこともあります。

メールから連絡を行いたい場合は、こうした注意点を踏まえつつリスクをカバーできるようなメールサービスを利用するといいでしょう。

メールキッズ

メールキッズはスペース・アイ株式会社が開発したメール配信サービスです。幼稚園・保育園向けに展開されており、各サービスの中でも比較的安く導入いただけます。

メールキッズの特徴は、開封確認ができることです。一般的なメールとは違い、どの保護者が開封していないかを把握できるため、保護者ごとのフォローが簡単になるでしょう。

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さくら連絡網

さくら連絡網は株式会社マンタによるメール配信サービスです。このサービスでは「絶対に届けるための仕組み」という目標を掲げており、災害時などメールが届かない状況でも情報を確認する仕組みが取り入れられています。

そんなさくら連絡網ですが、メールだけでなくアプリでも届けられるといった特徴があります。アプリならプッシュ通知で表示されるため、メールが苦手な保護者の方も安心です。

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5.SNS

Twitter・Instagram・FacebookなどのSNSを活用する方法もあります。SNSを利用する場合は、誰が見ているかわからないため、鍵をかける必要があるでしょう。鍵をかけていないと、フォロワーリストから保護者の個人情報を特定されるリスクもあります。

ただし、SNSには2つの注意点があります。

• 拡散されてしまう可能性がある
• 連絡ツールには不向き

鍵付きとはいえ、スクショによって拡散されてしまう可能性はあります。そのため保護者の中には抵抗のある方もいるかもしれません。

またSNSは他のアカウントをフォローしていると、タイムラインの下部に埋もれる可能性が高いです。設定によっては通知が行かないこともあるため、連絡ツールには向いていないでしょう。

こうした特徴から、お知らせ配信には専用ツールやアプリを使うといいでしょう。SNSは入園検討中の保護者に向けて広報として使うのがおすすめです。

専用ツールなら一斉連絡お知らせ配信が簡単に！

一斉連絡お知らせ配信を行うなら、専用ツールを使うことを推奨します。専用ツールなら誤送信のリスクも低く、送信する手間も省略できます。

そして入園を検討している保護者に向けてSNSを活用するといいでしょう。とはいえ、SNSは短いテキストが中心になるため、体系的に伝えにくいといった性質があります。そこで、広報としての発信にはWEBサイト制作がおすすめです。サイトにパスワードを設定することで、社内のクローズドな情報も共有できます。

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